檔案數字化服務項目招標公告

招標編號：SZWK2009-W-X-015號
蘇州市衛康招投標咨詢服務有限公司受蘇州市住房公積金管理中心吳中管理部之委托，就該單位需要的檔案數字化服務項目進行詢價，歡迎符合資格條件的單位前來參加投標。
一、服務范圍：購單位提供場地，由中標單位負責對“蘇州市住房公積金管理中心” 部分歷年公積金業務檔案的掃描，計劃于2009年6月30日前完成。預估數量為，A4 350000頁，少量A3紙。
二、服務內容：
(一)工作要求
1、確保在掃描過程中不對檔案原件造成二次損傷。
2、嚴格遵守并達到國家標準：《中華人民共和國行業標準（DA/T 31—2005）紙質檔案數字化技術規范》。
3、保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。做好檔案資料原件、復印件鑒別相關工作。
4、成果要求：分辨率200dpi以上，GROUP 4壓縮方式；顏色：黑白二值或灰度；格式：雙層TIFF。
5、檔案掃描完成后，需要與館藏現有的計算機目錄數據進行一一對應。確保掃描圖像與盒內目錄100%掛接正確，并將正確的數據導入現有檔案數據庫中。
6、檔案掃描完成后，要盡可能地按照原來的裝訂方式進行細致認真的裝訂，力求保護原件。
7、掃描人員嚴格遵守檔案管理的相關規定及檔案部門的相關制度，認真做好掃描檔案的保密和保護工作。
8、中標方自帶全部掃描設備, 自覺遵守公積金管理中心管理規章；公積金管理中心提供工作場所、必要的桌椅、必要的辦公用品及耗材。
9、人員：需配備6名操作人員和1名管理人員（不可因為搶工期等原因而私自增加或減少人員），人員均要求穿整齊劃一的工作服，要有很高的紀律性和自覺性；中途不得隨意更換工作人員（特殊情況除外）。
10、設備：7臺PC和3臺快速掃描儀或以上。具體電腦和掃描儀的使用情況可以由施工方自己分配。所有設備要求整齊、整潔、統一；以上設備只能作為本項目專用，不得將設備挪作他用或隨意把不屬本項目的資料帶進工作場所進行操作。
 (二) 紙質檔案數字化要求
1、紙質檔案數字化加工 包括：前期檢查、整理、排序、登記、修復、掃描、制作、質檢、檔案目錄輸入、校驗、檔案裝訂、數據掛接、備份等；
2、提供統一操作平臺，滿足檔案室和業務科室協同工作需求，實現檔案數據的錄入、分類、整理、歸檔、查詢等業務要求。協助完成“蘇州市住房公積金管理中心”相關數據的移植工作。
3、掃描要求
（1）掃描影像存儲格式：TIFF格式（黑白二值）；對于照片及特殊檔案采用灰度，采用JPEG格式；
（2）對同一檔案編號的文件及其附件進行合并，生成一個文件，不亂序，不混檔，文件以檔案編號進行命名，按目錄號/案卷號/檔號進行存儲，與目錄進行掛接。
（3）圖片的掃描精度要求掃描后的圖像清晰、不失真、完整、不影響圖像的利用效果，圖像縮放100%；
（4）對掃描的圖片進行加工裁減、去邊、去污等技術處理，不留文字版面外的暗影、無干擾信息；
（5）電子圖片的傾斜度不得超出1度，不允許有折疊或缺損，保持圖像的完整，圖片端正、無扭曲。
4、其他要求
（1）檔案目錄錄入要求：卷內目錄應要求進行錄入，并進行校對，確保準確，并打印出來；
（2）紙制檔案的整理要求：掃描前，對檔案進行拆卷并整理，對不平整的檔案進行平整，對錯誤的問題進行修正（如錯碼、漏碼等）。掃描結束，須把檔案恢復裝訂后按序上架，檔案的頁碼不得出現錯頁、漏頁、頁次顛倒等現象，裝訂要符合國家相關裝訂標準；
（3）紙張狀況較差，過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式，不得損壞紙質檔案；
（4）要求電子影像數據準確、索引數據準確并與紙質檔案匹配；檔案號命名符合規范；圖片命名及組成符合招標單位檔案管理軟件要求；
（5）成交單位必須保證檔案內容與檔案載體的安全，檔案不得丟失、泄密、損壞，提交相應電子數據的光盤備份；
（6）電子檔案以及紙制檔案的制作整理要求以及驗收標準符合國家紙質檔案數字化技術規范。
（7）數據掛接：將完成好并轉化為TIFF格式的電子檔案數據進行核對，無誤后將電子檔案掛接至蘇州市住房公積金管理中心的電子檔案管理系統庫。并提供雙層PDF全文檢索。
通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔案編號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。做到目錄與電子檔案數據一一對??
5、保密要求
（1）中標單位須在合同中進行責任約定（保密安全協議另簽）；中標單位在工作期間必須遵守蘇州市住房公積金管理中心的相關保密制度；
（2）檔案數字化加工后的各種影像、資料所有權屬招標單位，各種統計資料、影像資料、光盤資料、紙質資料及各種清單等在項目結束時都必須完整移交；
（3）工作人員不得以任何形式將各項檔案資料帶出指定工作現場，不得以任何形式進行泄漏、傳播；不得無故查看及討論檔案內容。
（三）其他要求：
1、投標人必須具有獨立法人資格的企業；
2、投標人必須具有3家以上單位檔案數字化加工的成功案例（請提供合同復印件）；
3、投標人具有在蘇州市住房公積金管理中心檔案數字管理的經驗；
3、投標人具有檔案數字化軟件、數字檔案管理軟件的著作權證（原件備查）；
4、投標企業須通過ISO9000系列質量管理體系認證；
5、參加政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄；
6、投標供應商在本地須設有分支機構，能提供≤3小時響應的項目后期維護服務。
7、投標人需自攜設備和人員上門提供加工服務，掃描設備為高速掃描儀和平臺式掃描儀，分辨率在≥300DPI以上；采購方只提供場地和必要的檔案業務指導。
8、目錄錄入要求：卷內目錄應按照采購方要求進行雙機校對錄入，確保準確，并打印出來；
9、整理要求：檔案掃描結束后，須進行整理。掃描前，對檔案進行拆卷，檢查編寫的頁碼有無錯頁、漏頁、頁次有無顛倒等，對不平整的檔案進行平整，把已打印好的卷內目錄歸入卷宗。掃描結束，須對有無缺失檔案、頁次是否顛倒進行檢查，恢復裝訂后按序上架。
10、安全要求：成交單位工作期間必須遵守檔案相關保密制度；成交單位必須保證檔案內容與檔案載體的安全，并在合同中進行責任約定（保密安全協議另簽）；成交單位在工作中必須與采購方做好檔案的安全交接，并有記錄；成交單位作息時間與采購方工作人員基本一致。
三、文件組成：
1）企業法人營業執照復印件、稅務登記證明復印件
2）本人有效身份證明、企業法人授權委托書（法人代表前來投標的可不提交）
3）供應商企業情況簡介
4）數字化掃描、加工服務的技術方案
5）針對采購要求，對采購人實際情況所提供的詳細的服務條款（服務進度計劃）
6）服務的驗收標準
7）服務承諾書
8）談判響應報價表
9）辦公人員管理細則
10）類似本項目的合同案例復印件（原件請攜帶至開標現場備查）
11）與本次采購相關的資格證明文件（包含但不限于采購文件中明確規定的資料）
詳細說明服務的內容、形式、含免費維護時間、解決質量問題的響應時間、解決問題時間、維護單位名稱、地點。
7、報價表（格式）：
 招標編號：____   __
投標報價表
序號 項目名稱 數量（頁） 單價（元） 總價（元）
1 A4紙  
分項報價單
序號 項目名稱 價格（元）
1 工作人員費用
2 管理費用
3 工具
4 易耗品
投標總報價（人民幣大寫）：                      ￥：
報價單位（蓋章）：             被授權人：                聯系電話***
日期：    年     月    日
三、綜合說明：
1、本次詢價報價為綜合報價，應包括在服務范圍內所需要的管理內容、耗材、管理、辦公設備、各種稅費、人工、保險、勞保、維護、利潤、稅金定及合同包含的所有風險、責任等各項應有費用。
2、付款辦法：
付款步驟：合同簽訂生效后，待完成上述工作，經驗收合格后在供方向需方出具下列單據后15個工作日內由采購單位向供方一次性付清全部款。
A、需方簽收的送貨回單。
B、合格銷售發票。
C、蘇州市吳中區政府采購合同履行驗收報告。
3、成交條件：??為本次詢價的成交供應商。
4、成交供應商在到采購代理機構領取本次詢價的成交通知書和合同書時須按成交金額的6‰向采購代理機構支付成交服務費。
5、請貴單位于2009年5月15日11：00時前按《報價文件組成》要求編制報價文件 壹 份，裝訂成冊。蓋章密封后由送到蘇州市干將西路120號院內（友邦保險大廈二樓），不按報價文件組成要求或過時送達報價文件的，為無效報價。
6、各供應商在報價文件中所提供的資料均應是真實的，若有虛假，由其自行承擔一切后果。
7、采購代理公司：蘇州市衛康招投標咨詢服務有限公司    聯系人***
聯系電話：0512-65237216，    傳真：***
地址：***
8、采購（甲方）單位為：蘇州市住房公積金管理中心
聯系人：陸歆琦                       聯系電話***